Para talleres que ya tienen programa
Cambiar de programa de gestión sin parar el taller
Qué datos salen de tu programa actual, qué se pierde siempre, cuánto dura de verdad y cómo elegir la fecha de corte para no acabar facturando en dos sitios a la vez.
Por qué un taller acaba cambiando de programa
Casi nadie cambia porque le apetezca. Se cambia cuando el programa ha dejado de acompañar al taller, y suele ser por una de estas razones.
Vive en un solo ordenador
El programa está instalado en el PC de recepción y solo funciona ahí. Si ese equipo falla, el taller se queda sin historial, sin presupuestos y sin poder facturar hasta que alguien lo arregle.
No sabes si cumplirá con VeriFactu
Cada cambio normativo es una llamada al proveedor y una respuesta ambigua. Un programa que no explica con claridad cómo va a cumplir es un riesgo que no se resuelve esperando a ver qué pasa.
El soporte tarda días
Cuando algo se atasca a las nueve de la mañana con cinco coches dentro, la diferencia entre que te respondan en veinte minutos o en dos días es la diferencia entre un contratiempo y un día perdido.
Pagas por módulos que no usas
Licencias por puesto, extras que se facturan aparte y un mantenimiento anual que sube cada año. Al sumarlo sale un coste que ya no guarda relación con lo que el taller saca de la herramienta.
No puedes sacar tus datos
No hay botón de exportar, o lo hay y te cobran por usarlo. Es la razón por la que muchos talleres siguen donde están sin quererlo, y merece una comprobación honesta antes de firmar nada nuevo.
El equipo trabaja fuera del programa
Cuando la información real vive en un cuaderno, en un grupo de WhatsApp y en tres hojas de cálculo, el programa ha dejado de ser el sitio donde está el taller. Eso ya es un cambio, aunque nadie lo haya decidido.
Cómo saber si tu software está cerrado
Software cerrado no significa que sea malo: significa que salir de él es difícil a propósito. Estas preguntas lo aclaran en diez minutos, y conviene hacérselas al proveedor actual antes de ponerse a mirar alternativas.
¿Puedes exportar clientes y vehículos tú mismo?
A CSV o a Excel, sin pedir permiso, sin abrir una incidencia y sin que nadie tenga que conectarse en remoto. Si la respuesta es que lo tiene que hacer el proveedor, ya sabes en qué situación estás.
¿Te cobran por la exportación?
Cobrar por entregarte tu propia información es la señal más clara de todas. Pide el importe por escrito: forma parte del coste real de quedarte, no solo del de irte.
¿En qué formato salen los datos?
Un CSV o un Excel se puede cargar en cualquier sitio. Un PDF, o un fichero propietario que solo abre su programa, sirve para consultar pero no para migrar. Poder exportar y poder llevártelo no son lo mismo.
¿Sale el histórico o solo la ficha actual?
Muchos programas exportan la lista de clientes y ahí se acaba. Lo que da valor a la migración es el historial por vehículo: qué se le hizo, cuándo y por cuánto. Pregunta por eso en concreto.
¿Qué pasa el día que dejes de pagar?
Hay contratos donde el acceso se corta de inmediato, incluso para consultar el histórico. Si es tu caso, exporta una copia ahora mismo, sin esperar a tener nada decidido: es información que estás obligado a conservar.
¿Hay permanencia y cuánto queda?
Saber la fecha exacta en que termina tu compromiso convierte el cambio en algo planificable en lugar de en una discusión. En Reparan2 no hay permanencia, así que la pregunta solo aplica al contrato del que vienes.
Qué se lleva y qué se queda siempre
Ninguna migración trae el cien por cien, y quien te diga lo contrario no ha hecho ninguna. Esto es lo que sí y lo que no, para que decidas con la foto real delante.
Se lleva
La ficha de clientes con sus datos fiscales y de contacto. Los vehículos con matrícula, bastidor, marca, modelo y kilometraje. El inventario con referencias, descripciones, precios y stock. Y el historial de intervenciones por vehículo, siempre que tu programa lo deje salir en un formato legible.
Se queda
Las facturas ya emitidas, que siguen siendo válidas donde están y no se vuelven a emitir. Los adjuntos, como fotos de daños o partes firmados, que casi ningún programa exporta junto a la ficha. Las plantillas y configuraciones del sistema viejo. Y el ejercicio contable ya cerrado, que se conserva tal cual y no se reconstruye.
Cómo se hace, paso a paso
La configuración inicial son 15 a 30 minutos. Traer los datos son 1 a 3 días laborables en un taller pequeño y entre 2 y 5 con varios años de histórico, siempre contando desde que tienes los ficheros en la mano.
Pide la exportación antes que nada
Es el paso que puede alargarse y el único que no depende de ti, así que va primero. Pide clientes, vehículos, inventario e historial en CSV o Excel, y déjalo por escrito con fecha.
Elige la fecha de corte
El primer día de un mes o de un trimestre. A partir de ahí se factura solo en el sistema nuevo. Tener una fecha concreta evita el error más caro de todos: emitir en los dos sitios a la vez y descuadrar la serie.
Carga y revisa con datos reales
Se importan los ficheros y se comprueba lo que de verdad falla: que los NIF sean válidos, que las matrículas no vengan duplicadas y que los precios hayan entrado con el decimal correcto.
Ajusta la numeración de facturas
La serie nueva arranca donde tú digas, de forma que continúe la que traías sin repetir ningún número ni dejar huecos. Se configura una vez, antes de emitir la primera.
Unos días en paralelo
Se sigue consultando el programa viejo mientras el equipo coge soltura con el nuevo. Pero no se factura en los dos: uno emite y el otro solo se lee.
Guarda una copia y cierra
Antes de dar de baja el programa anterior, guarda una copia completa de la exportación fuera de él. La necesitas por obligación fiscal y no siempre vas a poder volver a pedirla.
Dudas al cambiar de programa
¿Cuánto tiempo tarda migrar de un programa a otro?
La configuración inicial de Reparan2 lleva entre 15 y 30 minutos. Traer los datos de otro sistema son 1 a 3 días laborables en un taller pequeño, y entre 2 y 5 si arrastras varios años de histórico de clientes y vehículos. Te ayudamos sin coste. Ese plazo cuenta desde que tienes los ficheros exportados en la mano: lo que de verdad marca la duración es cuánto tarde tu proveedor actual en dártelos.
¿Tengo que cerrar el taller o parar de facturar durante el cambio?
No. La forma habitual de hacerlo es trabajar unos días en paralelo: se cargan los datos en Reparan2, se comprueba que cuadran, y se elige una fecha de corte, normalmente el primer día de un mes o de un trimestre, a partir de la cual se factura solo en el sistema nuevo. Durante esos días el programa anterior se sigue consultando, pero cuánto tiempo puedas mantenerlo depende de su contrato, no de nosotros: hay proveedores que cortan el acceso el día que causas baja, así que exporta una copia antes de darla.
¿Qué pasa con las facturas que ya emití con el programa anterior?
Se quedan donde están y ahí siguen siendo válidas. Una factura emitida no se vuelve a emitir en el sistema nuevo, porque hacerlo duplicaría el número y rompería la correlatividad de la serie. Lo que sí se trae es el histórico como consulta: qué se le hizo a cada vehículo y qué se le facturó a cada cliente. La numeración nueva arranca donde tú le digas, para que la serie continúe sin saltos.
¿Y si mi programa actual no me deja exportar los datos?
Es más frecuente de lo que parece, y es el motivo por el que mucha gente se queda donde está. Aunque no haya un botón de exportar, casi siempre se puede rescatar información de los listados imprimibles o de los informes. Y antes de dar nada por perdido, mira el contrato: en el acuerdo de encargo del tratamiento que tienes firmado con el proveedor suele estar escrito qué hace con los datos cuando termina el servicio, y devolvértelos es la opción habitual. Ojo, eso no es el derecho de portabilidad del RGPD, que es de tus clientes sobre sus propios datos y no tuyo frente a tu proveedor: aquí lo que manda es lo que firmaste. Si aun así te bloquean, cuéntanoslo y vemos qué se puede recuperar.
¿Puedo probar Reparan2 antes de comprometerme a cambiar?
Sí, y es lo recomendable. Tienes 7 días de prueba gratuita sin tarjeta. Lo sensato es cargar durante la prueba una muestra real de tus clientes y vehículos, no datos inventados: así compruebas con tu propia información si el cambio te compensa antes de mover nada.
¿Qué me va a costar el cambio, aparte de la suscripción?
La ayuda con la migración no se cobra aparte. Los planes empiezan en 47.9€/mes sin permanencia, así que si a los dos meses decides que no, te vas. El coste real de un cambio de programa no suele ser el dinero, sino las horas del equipo en aprender la herramienta nueva, y por eso conviene hacerlo en temporada baja y no en el pico de trabajo.
El resto de la foto
Si estás valorando el cambio, estas páginas completan lo que falta.
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